KPI là gì? Phân loại và các cách xây dựng KPI

KPI là cụm từ thường được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, công ty, biểu thị lượng công việc và mục tiêu cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. Vậy KPI là gì? Ý nghĩa và cách xây dựng KPI sao cho hiệu quả nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

KPI là gì?

KPI được viết tắt từ tên tiếng anh Key Performance Indicator. Nó là chỉ số vô cùng quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, phòng ban hay công ty. KPI thường được biểu thị dưới dạng con số hay dưới dạng định tính. Ví dụ như số lượng sản phẩm cần bán ra trong 1 ngày hay 1 tuần hay 1 tháng là bao nhiêu, mỗi ngày có lượt truy cập website là bao nhiêu,… Tất cả đều được cấp trên đưa ra nhằm mục đích khuyến khích mỗi cá nhân, phòng ban làm việc tích cực để mang lại mục tiêu ngắn hạn cho công ty. Hơn nữa còn giúp công ty có thể tự đánh giá được kết quả mà mình đạt được trong thời gian nhất định.

Định nghĩa KPI là gì
Định nghĩa KPI là gì

Phân loại KPI

Có rất nhiều chỉ số KPI nhưng ta chỉ phân loại chúng thành 2 loại chính là

KPI chiến lược

KPI chiến lược được biết đến là các chỉ tiêu gắn liền với mục đích chiến lược của công ty trong một khoảng thời gian ngắn hoặc dài. Các chỉ số này thường liên quan đến các vấn đề tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty như lợi nhuận, doanh thu, nguồn vốn, thị phần,… KPI chiến lược chỉ được các cấp lãnh đạo cao của công ty đưa ra.

Ví dụ: Công ty đặt mục tiêu chiến lược là phải đạt 5 tỷ doanh thu mỗi tháng và mỗi năm là 60 tỷ. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn hay các ban ngành bị buộc thôi việc.

KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là KPI gắn liền với nhiệm vụ được đưa ra với mục đích đạt được của KPI chiến lược. KPI chiến thuật được các cấp thấp trong công ty như giám đốc, trưởng phòng đưa ra nhằm mục đích triển khai cho các phòng ban hay từng nhân viên thực hiện.

Ví dụ: Phòng sale nhận được nhiệm vụ tăng doanh số bán hàng cho một chiến dịch. Lúc này trưởng phòng sẽ đặt ra KPI chiến lược là phải đạt 100.000 đơn hàng trong vòng 1 tuần. Điều này giúp cho nhân viên dễ dàng thực hiện và có được mục tiêu để phấn đấu.

Cách xây dựng KPI

Cách xây dựng KPI 
Cách xây dựng KPI

Lựa chọn chỉ số KPI tốt

Để xây dựng được chỉ số KPI một cách hiệu quả, bạn cần có một chỉ số KPI tốt. Tuy nhiên, làm thế nào để đánh giá một chỉ số KPI tốt. Hay tham khảo một số yếu tố dưới đây để đưa ra một lựa chọn đúng đắn nhé!

  • KPI phải phù hợp với mục tiêu, mục đích chiến lược của công ty. Có nghĩa là phòng ban đề ra chiến thuật phải đảm bảo hỗ trợ hoàn thành đúng mục tiêu chiến lược của công ty.
  • KPI phải phù hợp với các chức năng của từng phòng ban. Khi xây dựng KPI bạn cần cân nhắc sao cho phù hợp với chuyên môn và khả năng của từng cá nhân, phòng ban thì công việc mới được hoàn thành một cách tốt nhất.

VD: Không thể giao KPI đạt doanh số bán hàng cho phòng nhân sự thực hiện.

  • Chỉ số KPI phải tập trung đúng mục tiêu trọng tâm. Bạn sẽ nghĩ ra được vô số chỉ tiêu cho một chiến dịch mà không thể liệt kê hết. Bạn cần cân nhắc và chắt lọc chỉ tiêu nào quan trọng có tính đóng góp cao cho mục tiêu chung. KPI ít nhưng mang lại giá trị cao còn hơn nhiều KPI nhưng lại không đem lại giá trị gì.
  • KPI cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí Smart như Measurable, Specific, Time-bound, Realistic/Relevant và Achievable.

Các tiêu chí Smart trong KPI

Specific: Khi đưa ra KPI thì không được chung chung mà cần phải rõ ràng và chính xác về con số mục tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. Theo đó người nhận nhiệm vụ mới có thể hiểu rõ mình cần làm gì và cần cố gắng như thế nào để đạt được KPI

Measurable: Không chỉ cần cụ thể, khi đặt ra KPI cũng cần phải đo lường nhằm mục đích giúp cấp trên có thể đánh giá hiệu quả công việc một cách thuận lợi và dễ dàng. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng hay phần mềm để hỗ trợ trong việc đo lường chỉ số. Hay bạn có thể thuê người ngoài, tuy nhiên rất ít công ty dùng cách này vì họ không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.

Achievable: Khi đưa ra KPI cần phải phù hợp với ình hình công ty về nguồn lực cũng như nhân lực. Không nên đưa ra các chỉ số KPI hấp dẫn nhưng công ty lại không đủ điều kiện và khả năng để thực hiện điều đó.

Realistic/Relevant: Khi chuẩn bị đặt KPI bạn còn cần xem xét kỹ lưỡng các tác nhân bên ngoài như tình hình xã hội, thị trường,… Trong trường hợp bạn bỏ qua bước đánh giá này thì rất có thể KPI đó không thể thực hiện được hoặc không thể hoàn thành cũng như không phản ánh đúng về giá trị của công ty.

Time-bound: Đặt ra mốc thời gian cụ thể để người nhận công việc có thể quản lý được thời gian cũng như biết mình cần ưu tiên việc gì trước để có thể hoàn thành KPI đúng thời hạn. Điều này sẽ giúp cho công việc chung của mọi người được diễn ra đúng theo tiến độ kế hoạch mà công ty đề ra.

Quy trình xây dựng KPI

Quy trình xây dựng KPI
Quy trình xây dựng KPI

Xác định chủ thể xây dựng KPI: Trước hết bạn cần xác định ai là người chịu trách nhiệm xây dựng và phổ biến các chỉ tiêu KPI. Chắc chắn đây sẽ là người nắm rõ nhất kế hoạch cũng như mục tiêu chiến lược của công ty.

Xác định chức năng, nhiệm vụ: Người đặt ra sẽ là người hiểu rõ nhất các chức năng của từng phòng ban để phân chia KPI sao cho phù hợp. Đảm bảo mỗi bộ phận sẽ làm đúng chức năng để đem lại kết quả tốt nhất cho công việc.

Xác định nhiệm vụ của mỗi cá nhân: Khi đã có đầy đủ KPI cho các bộ phận phòng ban thì cần lập thêm KPI cho từng cá nhân. KPI cá nhân cần phải nêu rõ nhiệm vụ, thời gian hoàn thành để các nhân sự làm việc có trách nhiệm và hiệu quả.

Xác định chỉ số hiệu suất cố lõi của KPI: Sau khi đặt KPI cho từng bộ phận, cá nhân thì cần xác định chỉ số hiệu suất cốt lõi và những nhiệm vụ phù hợp. Nhằm đánh giá hiệu quả trong quá trình thực hiện.

Xác định khung điểm cho kết quả: Mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra những mức đánh giá KPI khác nhau. Tuy nhiên bạn cần bảo đảm xác định rõ khung điểm. Điều này sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả hoàn thành công việc.

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh hợp lý: Sau thời gian thực hiện, người quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành đánh giá và so sánh toàn diện.

Hy vọng rằng với bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về KPI là gì cũng như nắm được các quy trình xây dựng chỉ số KPI. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một khóa học chuyên sâu thì đừng bỏ qua FPT Skillking. Hãy liên hệ với chúng tôi qua trang web  https://skillking.fpt.edu.vn.