PO là gì? Những điều bạn nên biết để sử dụng và quản lý PO hiệu quả

PO được biết đến là một khái niệm không quá xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức và đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy trên thực tế thì PO là gì? Nó có ý nghĩa như thế nào đến với các hoạt động thương mại? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây nhé!

PO là gì?

PO được viết tắt bởi cụm từ Purchase, là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp được ủy quyền cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua bán hàng hóa và dịch vụ.

Đơn đặt hàng gồm có tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán và được đàm phán cũng như số lượng của từng mặt hàng mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng và màu sắc,..

Định nghĩa về PO
Định nghĩa về PO

Nhiều đơn đặt hàng có thể chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số thứ tự để việc theo dõi các khoản thanh toán tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển hơn.

Ý nghĩa của PO

Là một chứng từ vô cùng quan trọng, PO mang đến ý nghĩa vô cùng to lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Ví dụ như hợp đồng sau khi được 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, tình trạng thanh toán, điều khoản cũng như một số điều kiện khác. Mục đích của việc tạo PO chính là tìm ra các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn.

Ý nghĩa của PO
Ý nghĩa của PO

PO cho phép người mua làm rõ các nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên đều có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đặt hàng không được giao như đã thỏa thuận. Cung cấp các tài liệu chính thức về việc bàn giao hàng hóa cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua hàng, tài chính và cả vận hành. Khi một đơn hàng được tạo ra thì chi phí sẽ được thiết lập và từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp nhất.

PO mang đến ràng buộc về pháp luật trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi nào PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp thuận. CÙng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá quá trình kiểm soát suôn sẻ hơn và đảm bảo quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.

Nội dung của PO

Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ thông tin cần thiết cho cho quá trình đặt hàng, mua hàng thì một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản như sau:

Nội dung của PO
Nội dung của PO
  • Số PO
  • Ngày lập PO
  • PIC
  • Người bán/ người mua: Tên và thông tin liên hệ
  • Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
  • Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
  • Đơn giá
  • Thông số kỹ thuật của sản phẩm
  • Điều khoản thanh toán
  • Tổng giá trị hợp đồng
  • Một số điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
  • Điều kiện giao hàng
  • Chữ ký của bên mua và bên bán

Sự khác nhau giữa PO và Invoice là gì?

Invoice còn được hiểu theo một cách khác đó là hóa đơn, là một loại chứng từ được xuất khi mua hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, nhưng trên thực tế, 2 khái niệm này lại không hề giống nhau và được nhận định qua một số vấn đề sau:

Sự khác nhau giữa PO và Invoice là gì?
Sự khác nhau giữa PO và Invoice là gì?
  • Đơn đặt hàng sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo nên bởi bên bán với mục đích lưu trữ giao dịch mua và bán đã diễn ra và được yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
  • Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn sẽ được giữ lại cho bên mua
  • PO chỉ được tạo lên khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo nên khi bên mua đã thực hiện thành công mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ bởi  các phần mềm quản lý hóa đơn.
  • PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng khi mua bán hàng. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ được dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ giúp phục vụ quá trình kết toán.

Các quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà có quy trình mua hàng PO sẽ khác nhau. Nhưng thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

Các quy trình sử dụng PO
Các quy trình sử dụng PO
  • Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp
  • Bước 2: Bên mua sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng
  • Bước 3: Bên bán sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua xem có thể đáp ứng điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được thì bên mua có thể sẽ bị hủy đơn.
  • Bước 4: Nếu bên bán xác nhận đã thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên đơn hàng trong kho hoặc có thể lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số lượng hàng hóa đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
  • Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ đơn vị chuyên về vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua đã gửi đến.
  • Bước 6: Khi bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi đến đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất có thể.
  • Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng có thể sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng với bên bán.

Làm sao để quản lý PO hiệu quả?

PO là một chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp vì thế việc quản lý PO đúng cách sẽ là yếu tố vô cùng quan trọng để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

Làm sao để quản lý PO hiệu quả?
Làm sao để quản lý PO hiệu quả?
  • Quản lý bởi nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần bảo đảm tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
  • Tạo dựng các hạn chế về khoản chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách khoản mua thành nhiều danh mục khác nhau.
  • Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa việc quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn hàng trùng lặp được đặt trong cùng một sản phẩm.
  • Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của đơn hàng. Từ đó giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay các chi phí vận chuyển cũng như các khoản thuế đánh vào hàng hóa.
  • Quản lý hồ sơ và tài liệu giúp đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ một cách đúng nhất để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
  • Quy trình hủy đơn cũng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, cần có một văn bản chính thức, gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng với các tài liệu có liên quan.

Với một số cửa hàng bán lẻ, đơn hàng hay đơn nhập sẽ được quản lý một cách nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý hiệu quả. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng cho đến nhập kho.Hơn nữa quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.

Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp khác nhau. Để từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Trên đây là một số thông tin chính mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn về PO là gì? Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như có được cách quản lý hiệu quả hơn. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần trợ giúp.